Apostille - definicja, znaczenie, opis

Apostille jest zaświadczeniem, dzięki którym dokumenty urzędowe sporządzone na terytorium danego państwa respektującego międzynarodową konwencję sporządzoną w Hadze 5 października 1961r. są uznawane na terytorium innego państwa będącego stroną konwencji haskiej. We współczesnym świecie często zachodzi potrzeba przedstawiania różnych dokumentów  pochodzących z jednego państwa w innym państwie. 

Konwencja haska stworzyła możliwość legalnego użycia dokumentów w innym państwie niż w tym, w którym dokument został sporządzony. Konwencja haska umożliwia uniknąć kłopotliwego procesu legalizacji dokumentu przez urzędy konsularne państwa, na terenie którego dokument będzie przeznaczony do wykorzystania poprzez opatrzenie go  tzw. zaświadczeniem „Apostille". 

Konwencja haska zniosła obowiązek skomplikowanej legalizacji dokumentów, usprawniła obieg dokumentów urzędowych wydanych na terytorium danego państwa , które mogą być uznane na terytorium innego państwa. Na podstawie konwencji „Apostille" może otrzymać wyłącznie dokument urzędowy. Do dokumentów urzędowych zaliczają się: dokumenty sądowe, w tym dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń, dokumenty administracyjne, akty notarialne, zaświadczenia urzędowe umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby prywatne, np. zaświadczenia mówiące o zarejestrowaniu dokumentu. Konwencja przewiduje także wyjątki, umowę nie stosuje się do: dokumentów stworzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, a także do dokumentów administracyjnych tyczących się transakcji handlowych lub operacji celnych. W Polsce klauzule apostille nadają następujące instytucje: Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Obrony Narodowej, Ministerstwo Zdrowia, Ministerstwo Infrastruktury,  Ministerstwo Edukacji Narodowej, kuratoria oświaty, Związek Rzemiosła Polskiego. 

Wydanie apostille nie jest konieczne, gdy dana umowa , którą związana jest Rzeczpospolita Polska zniosła lub uprościła legalizację lub zwolniła z legalizacji dokumenty w sprawach objętych zakresem tych umów. Wysokość opłaty za poświadczenie „apostille” wynosi 60 PLN.